電話でのアポ取りが苦手な人の克服法とは?

ライター

記者・ライターにとっては取材が命。取材にはアポなしという手段もアリではありますが、それはよほど緊急性があるときか、たまたまいいネタを発見したときで、たいていの場合は事前にアポイントを取ります。

現在なら、メールやSNSでアポの連絡を取ることも可能ですが、いつもそうとは限らず、電話でアポ取りをしないといけない時もあります。テレアポは実は私も苦手な方で、電話をかける前は不安感に襲われるときがあります。

今回は、電話でのアポ取りを苦手と感じてしまう理由や、そうすれば乗り越えることができるかを、私がどうやって克服したかの体験談も含めて、お話していきます。

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なぜ苦手だと感じてしまうのか?

電話が苦手…と認識している人は、それがどんな心理から来ているかを知るだけでも、だいぶ楽になるし、克服に近づきます。自分が下記のどのような状態になりがちか、当てはめてみましょう。そしくは、すべてに該当するかもしれません。

相手の態度が怖い

電話は相手の顔が見えません。初めて電話する会社や個人では、電話に出る相手の情報が何もないまま電話をかけますので、全く知らない人と遠隔でかつ声だけでやりとりしますので、人によっては不安感が強くなります。

こちらからは電話に出る相手を選ぶことができず、どんな人が出るかがわかりません。自分と波長が合う人ならいいのですが、そうでない、全然会話がかみ合わない人が出てくる可能性があります。高圧的な態度をとったり、不愛想に接してくる可能性もあるわけです。

電話とは、その瞬間までだれと会話することがわからないという、不安定なコミュニケーションツールでもあるのです。

臨機応変に対応する自信がない

自分が口下手だと認識していれば、耳だけが頼りの電話のやりとりに苦手意識をどうしても感じてしまいます。

電話でもっともやっかいなのは「沈黙」です。これが続くと、場をつなごうと無理して会話したりするので、とんちんかんな話の内容になりがち。

さらに、相手の発言に対してじっくり考える時間がなく、すぐに応答しないといけないので、自分は頭の回転が遅いと認識している人は、さらに苦手意識が強まります。

アポ失敗への恐れ

これはつまり、取材依頼を拒否されることへの恐怖ですね。これはライターにとどまらず、営業電話や、商談のアポ取りでも同じことが言えるでしょう。

いくら丁重に断っていても、とくに顔の表情が見えない電話ですと、相手の声のみしか伝わらないので、無機質で冷たく感じます。面と向かって断られた方が、相手の表情に「申し訳ない」という思いが見えるので、まだダメージは少ないです。

断られてもいちいち気にしない、という人ならいいのですが、大なり小なりダメージを受けてしまう人がいるのも事実。これがテレアポを躊躇してしまう最大の理由になっています。

どうやって克服するか?

では、どうしても電話でアポをしないといけない場合、どう対処していけばいいのでしょうか?

最初の一言をあらかじめ用意しておく

電話の最初のハードルは「最初の一言」です。電話が苦手な人は、最初の一言でつまづくケースが多いです。丁寧に話そうとするあまり、ぎこちなくなる。そして一度その経験をしてしまうと、苦手意識が芽生えてしまいます。

実際は、相手はこちらがつまづいたと思っていたことをさほど気にしていないものなのですが、完璧主義でプライドが高い人は、なかなかそう受け取れず、落ち込んでしまいます。

最初の一言と言えばまずは自分の名前を名乗ること。そして要件(取材依頼)、担当者へのつなぎ依頼と続きますね。これらを、テンプレ化してパターンを作っておけば、最初からつまづくリスクを抑えることができます。

何をするにしても、0を1にするのが一番大変です。最初の一言がはっきり言えるようになると、波に乗ることができます。

話したい内容をメモしておく

最初の一言だけでなく、メインの話の内容として予想されることも、メモしておけば、「気が楽に」なります。必要なことだけ話せばよい、という心境になれますから、だいぶ楽です。

ただし、実際には、予想外に話の流れになることは起こり得ます。むしろそちらに可能性の方が高いです。メモした通りにいかないのは当然、という意識を持ちましょう。アポが成立するのが目的なわけですから、目的への最短距離を歩めばいいのです。

つまり、メモしておくのは、事前に気が楽になるための手段。アポ取りという目的を達成するためには、いつまでも固執しない、ということですね。

あえて「ながら電話」をする

これが意外と効果的だったりします。あえて他のことをしながら電話をする(音楽を聴く、テレビを見る、動画を見るなど)ということです。

電話だけに神経を集中させようとするとかえって緊張してしまい、いつまでも躊躇してダイヤルボタンを押せません。何か他のことに視覚や聴覚が向いていると、神経が分散して少し落ち着けます。

失敗しても大丈夫という心境に持っていく

アポの成否は結局は相手の都合次第。いくらがこちらが万端の準備をしていても、うまくいかないときはうまくいきません。失敗しても自分を責めないことが大切。

自分の話し方がまずかったと思わず、相手とのタイミングが合わなかったと、物事を全体的に広く捉えましょう。様々なことが重なって縁がなかったのだと考えることができれば、失敗を受け入れることができます。

「失敗」よりもむしろ「しょうがない」との思いが優位になればこっちのもの。成否は天に任せよう、自分は自分にできる最善を尽くそうと、次の機会へ前向きに切り替われます。

まとめ

いかがでしたか?今回は元々電話が苦手だった私が実践している克服法もお話しました。

ライターにとっては、取材アポは最初にして最大の壁。ここで相手にいい印象を与えることができれば、その後の取材もかなりスムーズにいきます。

慣れてくればアポどりの恐怖感が薄れ、苦手意識もすーっとなくなっていきます。場数を踏んで、経験値を積み上げていきましょう。

 

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